Personvernerklæring – Egersund Svømmeklubb

Sist oppdatert: [23.10.2026]

1. Hvem er ansvarlig for personopplysningene?

Egersund Svømmeklubb er behandlingsansvarlig for personopplysninger klubben behandler i forbindelse med medlemskap, svømmekurs, trening, konkurranser, administrasjon og øvrig klubbdrift.

Kontaktinformasjon

Egersund Svømmeklubb
E-post: post@egersundsvommeklubb.no
Telefon: 52 99 53 53

Spørsmål om personvern, innsyn, retting eller sletting kan sendes til klubbens oppgitte kontaktadresse. Merk gjerne henvendelsen «Personvern».

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Hvilke opplysninger vi behandler, avhenger av forholdet ditt til klubben og tjenesten du bruker.

Dette kan omfatte:

• Medlemmer og foresatte: navn, kontaktinformasjon, fødselsdato, foresatterelasjon, medlemskap og betalingsstatus.
• Svømmekurs og aktiviteter: påmelding, kursnivå, deltakelse, gruppe og nødvendig informasjon for å organisere aktiviteten.
• Konkurranser: påmelding, klubbtilhørighet, resultater og annen informasjon som er nødvendig for konkurransegjennomføringen.
• Ansatte og frivillige: kontaktopplysninger, roller, arbeidsforhold, lønns- og refusjonsopplysninger og andre opplysninger som er nødvendige for administrasjonen.
• Henvendelser og avvik: kontaktopplysninger dersom de oppgis, beskrivelse av hendelser, vedlegg og nødvendig dokumentasjon av oppfølgingen.
• Besøk på nettsiden: tekniske opplysninger, logger og informasjon fra informasjonskapsler og analyseverktøy, i den utstrekning dette faktisk brukes.

Vi forsøker å begrense innsamlingen til opplysninger som er nødvendige for det aktuelle formålet.

3. Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger for å:

• administrere medlemskap og medlemsregister
• organisere svømmekurs, trening, konkurranser og andre aktiviteter
• kommunisere med medlemmer, foresatte, ansatte og frivillige
• håndtere betalinger, refusjoner, lønn og regnskapsplikter
• ivareta sikkerhet, følge opp avvik og oppfylle relevante krav
• administrere arbeidsforhold og klubbens organisasjon
• drifte og sikre nettsiden og digitale tjenester
• oppfylle lovpålagte forpliktelser og ivareta klubbens berettigede interesser der vilkårene for dette er oppfylt.

4. Hva er behandlingsgrunnlaget?

Vi behandler personopplysninger på grunnlag av det som gjelder for det enkelte formålet. Dette kan være:

• at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale eller gjennomføre tiltak før en avtale inngås
• at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse
• at klubben har en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den registrertes rettigheter og friheter
• gyldig samtykke, når samtykke er det aktuelle rettslige grunnlaget
• annet særskilt rettslig grunnlag der dette er relevant.

Dersom behandlingen gjelder særlige kategorier personopplysninger, må det også foreligge et gyldig unntak etter personvernregelverket.

Vi vurderer behandlingsgrunnlaget for hvert enkelt formål. Samtykke brukes ikke som en generell begrunnelse for all behandling.

5. Opplysninger om barn

Egersund Svømmeklubb tilbyr aktiviteter for barn og ungdom. Vi legger derfor særlig vekt på at opplysninger om mindreårige behandles forsvarlig.

Vi samler bare inn opplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap, aktivitet, kommunikasjon og sikkerhet.

Foresatte kan bistå barn med å ivareta rettighetene deres der det er relevant. Barnets egne rettigheter, alder, modenhet og interesser skal også tas hensyn til.

Bilder og film vurderes særskilt før publisering. Vi følger gjeldende regler og relevante retningslinjer for publisering av bilder og film av barn.

6. Hvem deler vi opplysninger med?

Opplysninger kan deles med leverandører og organisasjoner når dette er nødvendig for klubbens virksomhet og det finnes et gyldig rettslig grunnlag.

Dette kan, avhengig av hvilke tjenester klubben faktisk bruker, omfatte:

• medlems- og aktivitetssystemer
• leverandører av nettside, drift og IT-tjenester
• regnskaps- og lønnssystemer
• idrettsorganisasjoner og arrangører når dette er nødvendig for medlemskap, konkurranser eller organisering
• offentlige myndigheter når klubben er rettslig forpliktet til å gi opplysninger.

Når en leverandør behandler opplysninger på klubbens vegne, sørger vi for at nødvendige databehandleravtaler og sikkerhetstiltak er på plass.

Vi selger ikke personopplysninger. Eventuell bruk av analyse- eller markedsføringsverktøy skal beskrives særskilt og følge gjeldende regler.

7. Informasjonskapsler og analyse

Nettsiden kan bruke nødvendige informasjonskapsler og, dersom dette er aktivert, analyseverktøy.

Informasjonskapsler og andre teknologier som krever samtykke, aktiveres først etter at gyldig samtykke er gitt. Brukeren skal kunne avslå slike teknologier og endre eller trekke tilbake samtykket.

På nettsiden skal det gis oppdatert informasjon om hvilke teknologier som brukes, formålet med dem, aktuelle leverandører og hvordan innstillingene kan endres.

8. Hvor lenge lagrer vi opplysninger?

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet og i samsvar med gjeldende lovkrav.

Lagringstiden avhenger av opplysningstypen. Medlemsopplysninger, regnskapsdokumentasjon, personalopplysninger, henvendelser og avvik kan ha ulike lagringsbehov.

Når opplysninger ikke lenger er nødvendige og det ikke finnes et annet rettslig grunnlag for videre lagring, slettes eller anonymiseres de på en forsvarlig måte.

Klubben følger dokumenterte rutiner for sletting og håndtering av sikkerhetskopier.

9. Hvordan sikrer vi opplysningene?

Vi benytter tekniske og organisatoriske tiltak som skal beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap og utlevering.

Tiltakene tilpasses risikoen og kan omfatte tilgangsstyring, sikker autentisering, logging, begrenset deling, sikkerhetskopiering og rutiner for håndtering av sikkerhetsbrudd.

Tilgang gis bare til personer som har et tjenstlig behov.

10. Hvilke rettigheter har du?

Du kan, innenfor vilkårene i personvernregelverket, be om:

• innsyn i personopplysninger vi behandler om deg
• retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
• sletting av opplysninger
• begrensning av behandlingen
• å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• dataportabilitet når vilkårene for dette er oppfylt
• å trekke tilbake et samtykke når behandlingen bygger på samtykke.

Vi vurderer hver forespørsel konkret. Retten til sletting og øvrige rettigheter kan være begrenset når lovgivningen krever eller tillater videre behandling.

Henvendelser sendes til post@egersundsvommeklubb.no med emnet «Personvern».

Vi besvarer henvendelser innen fristene i personvernregelverket. Som hovedregel er fristen én måned, med mulighet for forlengelse i særskilte tilfeller.

11. Personvernbrudd

Dersom vi oppdager et brudd på personopplysningssikkerheten, følger vi interne rutiner for å begrense skade, undersøke hendelsen og dokumentere tiltak.

Vi varsler Datatilsynet og berørte personer når personvernregelverket krever det.

12. Klage

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med regelverket, kan du kontakte oss.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

13. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen når behandlingen av personopplysninger eller regelverket endres. Den til enhver tid gjeldende versjonen publiseres på nettsiden vår.

Sist revidert: [23.10.2026]